Автоматизация задач учета

Компания «Форпост» предлагает решения в области автоматизации учета по следующим направлениям деятельности предприятий:

Логистика:

Отраслевые решения

Обмен бизнес-документами

Предлагаемые решения базируются на интегрированной системе автоматизации управления предприятием «Галактика ERP».

Демонстрационное меню системы представлено на странице Демо-меню системы.

Далее в этом разделе:

Общие сведения о системе
Концепция и принципы
Подходы к реализации
Состав системы
Сопряжение с административной структурой предприятия
Функциональное назначение контуров
Администрирование
Документы системы

Общие сведения о системе

Интегрированная система управления «Галактика ERP» - это полномасштабная управленческая информационная система, специально разработанная для отечественных предприятий и ВУЗов.

Система обеспечивает функционирование всех подразделений компании в едином информационном пространстве и решает задачи управления затратами и доходами (бюджетирование, финансы, бухучет), управления логистикой, производством, управления персоналом, управления учебным процессом и др.

Концепция и принципы

В основе концепции системы «Галактика ERP» лежат следующие базовые положения:

реализация всех типовых производственно-экономических функций;
возможность настройки на специфику деятельности конкретной организации;
полная интеграция оперативно-управленческих и бухгалтерско-учетных задач;
обеспечение информационного взаимодействия между территориально удаленными офисами, складами и филиалами компании;
предоставление пользователям простого инструментария для самостоятельного развития возможностей системы.

Основной структурной единицей системы является модуль. В каждом модуле реализуется некоторый набор функций, ориентированных на решение задач определенной предметной области. Модули логически объединены в функциональные контуры.

Основным объектом, с которым работает пользователь в системе, является документ. Документы формируются при осуществлении любых хозяйственных операции в системе и подтверждают их совершение. Документы вводятся в систему или формируются системой автоматически на основании уже существующих документов. Для логически связанных документов в системе формируются ссылки друг на друга.

Подходы к реализации

Поддержка национальных и международных стандартов финансовой отчетности.

Система позволяет вести бухгалтерский учет и формировать финансовую отчетность, соответствующую требованиям Российской системы бухгалтерского учета (РСБУ), Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) и Общепринятых учетных принципов (US GAAP).

Формирование единого информационного пространства

Система обеспечивает функционирование всех подразделений территориально-рассредоточенной компании в едином информационном пространстве и обеспечивает единство представления используемой нормативно-справочной информации во всех подразделениях компании.

Филиальность

Система предоставляет возможность ведения учета хозяйственной деятельности предприятий (корпораций, холдингов, ВУЗов), имеющих разветвленную иерархическую структуру, в состав которых входят несколько юридических лиц или филиалов, в одной базе данных. Каждый филиал ведет учет своей деятельности в общей базе данных, но имеет доступ только к своим данным. При этом руководство предприятия имеет возможность получать консолидированную отчетность как по корпорации в целом, так и по отдельным филиалам (группе филиалов)

Модульная структура

Модульный принцип построения системы обеспечивает возможность поэтапного приобретения и внедрения отдельных модулей в зависимости от производственной необходимости и экономических возможностей предприятия.

Многоплатформенность

Для обеспечения работы системы могут использоваться СУБД Pervasive SQL, MS SQL, Oracle.

Многоуровневая архитектура

В системе реализована трехуровневая архитектура, а также возможность комбинирования двух- и трехуровневой архитектуры в рамках одной инсталляции.

Масштабируемость

При увеличении количества пользователей, производительность системы, эффективность и бесперебойность ее работы остаются на самом высоком уровне. Это позволяет использовать систему даже на очень крупных предприятиях.

Многовалютность

Cистема поддерживает работу с различными валютами. Каталог курсов валют позволяет регистрировать ежедневное изменение курса. При учете расчетов в валюте система обеспечивает пересчет цен и сумм по документам по курсу на указанную дату, а также корректный учет курсовых разниц.

Система поддерживает учет в валюте стоимости ТМЦ на складах и проведение переоценки складских запасов в связи с изменением курса валют.

Использование нескольких учетных регистров (планов счетов)

В системе реализована возможность ведения параллельного учета в нескольких Планах счетов бухгалтерского учета. Один план счетов может быть, например, российским, второй - белорусским, третий - в стандарте GAAP и т.д. Кроме того, отдельный план счетов удобно использовать для ведения налогового учета. Количество планов счетов не ограничено.

Система предоставляет возможность автоматического формирования бухгалтерских проводок по операционным документам по заданному пользователем алгоритму. Алгоритм может быть настроен для одновременного формирования проводок по всем существующим планам счетов.

Интеграция и обмен данными с другими прикладными системами

Поддержка открытых стандартов разработки (XML, COM, ActiveX, ODBC) предоставляет возможность интеграции системы с любым специализированным или отраслевым программным обеспечением, а также возможность замены компонентов и подсистем «Галактики ERP» собственными разработками.

Система располагает функционалом, позволяющим реализовать различные варианты интеграции с другими прикладными системами на различных уровнях:

Системные утилиты обеспечивают импорт-экспорт данных на уровне таблиц базы данных.
Модуль Обмен бизнес-документами позволяет обмениваться с другими системами данными на уровне хозяйственных документов (счета, накладные, ведомости, справочники, прайс-листы ...);
Взаимодействие между системами может быть обеспечено путем непрерывного обмена данными в электронном виде с использованием специально разработанных интерфейсов обмена адаптированных под конкретную систему.

Обмен данными производится файлами в форматах: DBF, TXT, XML.

Дополнительные возможности для интеграции системы с продуктами сторонних производителей и построения глобальных распределенных систем дает реализация в системе сервис-ориентированной архитектуры и технологий web-сервисов.

Состав системы

Система Галактика включает в себя около 60 модулей. Модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности и администрирования системы.

Состав модулей системы Галактика

Рис. 1. Состав модулей системы «Галактика ERP».

Сопряжение с административной структурой предприятия

Система «Галактика ERP» предназначена для автоматизации функций учета и управления как небольших предприятий с линейной структурой управления, так и предприятий со сложной административной структурой, имеющих в своем составе подразделения специализирующиеся на выполнении отдельных функций управления (рис. 1). Функциональный состав системы позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий наиболее полное решение задач управления хозяйственной деятельностью.

Сопряжение системы с административной структурой предприятия
Рис. 2. Реализация функции аппарата управления функционалом системы учета

В результате работы пользователей, происходит наполнение базы данных компании оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций. Система обеспечивает предоставление этой информации любому пользователю в объеме необходимом ему для выполнения своих функциональных обязанностей. Любые данные, один раз введенные в систему, используются везде, где они требуются без необходимости их повторного ввода.

Функциональное назначение контуров

Контур Логистики предназначен для эффективного управления материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками предприятия и позволяет организовать совместную деятельность подразделений предприятия для эффективного продвижения продукции по цепочке "Закупка сырья - Производство продукции - Сбыт" и решению всего спектра задач логистики:

Управление закупками, в том числе: учет сопутствующих услуг при получении грузов; формирование сопроводительных документов на возврат товаров контрагентам при выявлении брака; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами при импортных операциях;
Формирование цены товара посредством прайс-листов и скидок; резервирование товаров вплоть до конкретной партии, гибкое управление резервом; количественный и стоимостной учет отгруженной и возвращенной покупателем тары; оперативный учет показателей качества отгружаемых товаров;
Управление запасами, в том числе: определение размера необходимого запаса, планирование и контроль фактического размера запаса, прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период;
Оперативное управление состоянием склада, поддержка иерархической инфраструктуры склада и автоматизированное распределение материальных ценностей по ячейкам хранения, операции комплектации, пакетирования, инвентаризации;
Использование современного оборудования для работы со штрих-кодами;
Обеспечение контроля во всех звеньях логистической цепочки, в том числе, контроль поставок и платежей, анализ задолженности за любой период и с разными уровнями детализации.

Контур бухгалтерского учета поддерживает весь комплекс задач бухгалтерского учета, в том числе в территориально-распределенных компаниях, холдингах, на предприятиях различных отраслей и масштабов деятельности. Бухгалтерский учет ведется в полном соответствии с текущими законодательными актами России, Беларуси, Украины, Казахстана, Молдовы, Узбекистана.

Система обеспечивает ведение налогового учета в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.

Контур предоставляет следующие возможности:

Гибкая настройка аналитического учета, который можно вести в разрезе большинства классификаторов системы (организаций, подразделений, материальных ценностей, основных средств и т.д.), так и по иерархическим аналитикам сформированным самим пользователем;
Поддержка параллельного учета в нескольких планах счетов бухгалтерского учета. На этой возможности базируются развитые средства для ведения учета и составления отчетности в национальных и международных стандартах, а также раздельного ведения бухгалтерского и налогового учета;
Бухгалтерская отчетность в электронном формате. Формы отчетности представлены в системе в полном объеме и полностью соответствуют требованиям нормативных актов. Все изменения регламентированных форм бухгалтерской отчетности оперативно отслеживаются и реализуются в системе специалистами корпорации;
Выполнение всех операций по учету основных фондов, в том числе: учет сложных объектов, реализация типовых алгоритмов расчета амортизации, прогноз сумм амортизационных отчислений и т.д.;
Ведение всех типов финансовых документов, сопровождающих движение денежных средств; удобный и информативный интерфейс ввода/редактирования платежных документов; интеграция с системами электронных платежей.

Контур планирования и управления финансами предоставляет средства для решения задач финансового менеджмента, поддерживающие классический управленческий цикл: планирование финансово-экономической деятельности компании, оперативный финансовый менеджмент.

Контур содержит все функции, необходимые для эффективного менеджмента:

Планирование и моделирование различных вариантов бюджета, согласование и утверждение бюджета, сбор и анализ данных о фактическом исполнении бюджета;
Формирование оптимального плана поступления и расходования денежных средств и его корректировка;
Контроль лимитируемых показателей бюджета;
Консолидация финансовой отчетности подразделений в итоговую отчетность компании;
Расчет, интерпретация и анализ финансовых показателей;
Анализ и оценка финансового состояния предприятия по произвольным настраиваемым методикам на основе оперативных и бухгалтерских данных.

Контур предоставляет следующие возможности:

Обеспечивает построение и ведение в рамках компании единой системы бюджетирования.
Позволяет планировать доходы, расходы, инвестиции, движение денежных средств и пр. на всех горизонтах планирования.
Поддерживает многовариантность бюджетов.
Обеспечивает автоматический сбор данных о фактическом выполнении бюджетов.
Позволяет оперативно контролировать и анализировать результаты деятельности.

В Контуре планирования и управления производством системы реализован стандарт MRP-II (Manufacturing Resourse Planning). Применение контура дает возможность планировать производственную деятельность, контролировать издержки, эффективно управлять себестоимостью, получать своевременную и достоверную оценку планируемого и фактического производственного результата.

В едином информационном пространстве решаются задачи управления данными о продукции, управления заказами клиентов, планирования и управленческого учета затрат, расчета себестоимости, управления материально-техническим обеспечением, контроллинга.

Система обеспечивает замкнутый цикл управления производством. Обработка заказов клиентов и внутренних подразделений ведется в составе единого портфеля заказов, что позволяет повысить точность планирования отгрузок, оперативно реагировать на изменения спроса. Система позволяет вести объемно-календарное планирование основного производства, формировать производственную программу, оценивать загрузку производственных мощностей, рассчитывать обеспеченность производственной программы материальными и трудовыми ресурсами; рассчитывать потребности в покупных материалах и комплектующих изделиях с учетом состояния запасов.

Контур Управления персоналом дает возможность вести кадровый учет и расчет заработной платы, производить набор новых сотрудников, планировать и отслеживать повышение квалификации персонала.

Средства контура позволяют:

Управлять количественным и качественным составом персонала (прием, высвобождение сотрудников, ведение кадрового резерва, расстановка кадров и т.п.).
Производить оценку трудовой мотивации и эффективности деятельности персонала.
Поддерживать различные системы оплаты труда, материального и морального стимулирования.
Выполнять любые вычислительные процедуры, связанные с расчетом заработной платы, включая автоматическую разноску результатов расчета по проводкам и статьям затрат.
Формировать документы экономико-правового регулирования, стандартные отчетные формы, любые произвольные отчеты и отчетность для Пенсионного фонда и Государственной налоговой инспекции.

В Контур Специализированных решений входят модули, разработанные для поддержки специфических задач различных предприятий. Среди них:

управление транспортом;
управление недвижимостью;
управление капитальным строительством;
специальные решения для розничной торговли и сервисного обслуживания
учет специальной и форменной одежды.

Управление транспортом. С помощью модуля ведется учет, планирование и оценка состояния автотранспорта. Модуль ориентирован на сотрудников диспетчерской службы, работников ремонтных и эксплуатационных служб, управленческий персонал среднего звена, для которого формируются многочисленные отчеты, позволяющие анализировать эффективность использования транспортных средств.

Управление недвижимостью. Модуль предназначен для автоматизации управленческого, административного и бухгалтерского учета операций по сдаче в аренду объектов недвижимости и в первую очередь ориентирован на использование в договорных отделах, отделах собственности, планово-экономических и финансовых отделах, а так же в бухгалтерии. Он позволяет вести учет земельных участков и помещений, сдаваемых в аренду, учет услуг, оказываемых арендаторам, учет взаиморасчетов арендодателей с арендаторами. Модуль позволяет оперативно рассчитывать арендную плату, отражать в бухгалтерском и налоговом учете операции, связанные с арендой и оплатой арендаторами коммунальных услуг, принимать управленческие решения на основе информации, получаемой из разнообразных отчетов, автоматически формировать договоры и счета на оплату по всем арендаторам и объектам аренды.

Управление капитальным строительством. Автоматизирует бизнес-процессы планирования и учета при выполнении капитального строительства. Данное решение предназначено для "верхнего", управленческого слоя строительных организаций и позволяет автоматизировать функции аппарата управления заказчика строительства, застройщика или инвестора.

Розничная торговля. Модуль предназначен для широкого круга предприятий оптово-розничной торговли и помогает создать функциональную и эффективно работающую автоматизированную систему учета торговых операций.

Сервисное обслуживание. С помощью модуля ведется учет услуг по ремонту или усовершенствованию изделий заказчика, например, на станциях техобслуживания автомобилей, в мастерских по ремонту бытовой техники и т.д.

Учет специальной и фирменной одежды. Средства модуля позволяют решать задачи ведения норм вещевого довольствия, ведение номенклатурных и персональных карточек учета спецодежды, учет наличия спецодежды на складах, регистрация в персональных учетных карточках выдачи спецодежды сотрудникам предприятий в соответствии с нормами, установленными для их категорий, формирование требуемой отчетности и т.д.

Администрирование

Система предоставляет разнообразные средства для контроля доступа пользователей к хранимой в базе данных информации и задания прав на выполнение тех или иных функций, а также инструментарий для доработки и модификации системы. Эти средства удобно представить в виде нескольких функциональных групп.

Администрирование доступа пользователей к системе:

Идентификация пользователей в системе;
Разграничение прав доступа на видимость меню, на доступ к информации таблиц базы данных, на работу с системой с определенных рабочих станций;
установка разграничения прав доступа к модулям системы, таблицам, записям и полям базы данных;
Оперативное наблюдение за действиями пользователей в системе;

Администрирование баз данных:

Предоставление доступа к таблицам, записям и полям базы данных (чтение, добавление, модификация, удаление);
Журнализация действий пользователей в системе;
автоматическая регистрация действий пользователей по модификации базы данных;
Средства сохранения и восстановления баз данных;
восстановление данных, модифицированных в результате ошибочных действий пользователей;
Репликация данных (система межофисного обмена данными);
организация обмена данными между территориально удаленными подразделениями корпорации;
Обеспечение режима совместного использования информации несколькими предприятиями в рамках корпорации.
осуществление электронного обмена документами с организациями и банками;

Конфигурирование системы:

Создание специализированных меню;
Настройка интерфейсов;
Средства визуальной доработки системы.

Средства разработки:

Генератор отчетов
Интерактивная среда SQL
Язык программирования VIP
Библиотеки API-функций

Кроме того, существует ряд средств разграничения доступа и настройки системы, встроенных в отдельные модули.

Документы системы

Основным объектом, с которым работает пользователь в системе, является документ. В системе достаточно полно представлены все используемые в хозяйственном обороте документы (всего порядка 250 документов).

Документы системы
Рис. 3. Список документов системы

Каждый документ системы имеет своё отдельное окно для ввода и редактирования данных. Внешний вид таких окон максимально приближен к виду соответствующих бумажных документов.

Документы являются основой для регистрации хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета.

Документы могут формироваться системой автоматически на основе информации, содержащейся в других документах. Например, по счету на оплату можно автоматически сформировать платежное поручение и накладную, а по накладной - складские ордера.

При формировании документов между ними организуются связи в виде взаимных ссылок друг на друга:

Связь модуля «Управление договорами» с другими модулями системы
Рис. 4. Связи между документами системы