Модуль «Управление договорами»

Компания «Форпост» предлагает услуги и сотрудничество предприятиям и организациям при проведении работ в области автоматизации учета и контроля исполнения договоров.

Назначение модуля

Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов, связанных с заключением и исполнением договоров. Он является центром сосредоточения всей информации, необходимой для обеспечения контроля договорных обязательств и может использоваться менеджерами многих функциональных отделов производственных и торговых предприятий, основывающих свою деятельность на работе по договорам.

Модулем могут пользоваться отделы продаж и снабжения, капитального строительства, финансовые, плановые отделы и бухгалтерия, осуществляющие контроль поступления, отгрузки материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг и исполнения платежей.

Отчетные документы модуля позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения календарных планов, поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей, движения грузов в пути следования потребителям, вести учет отказных грузов и их реализацию, получать информацию о состоянии расчетов с покупателями и проч.

Решаемые задачи

С помощью модуля решаются следующие задачи:

Заключение договоров и учет расчетов по ним. Договоры могут носить как конкретный, так и рамочный характер. Конкретизация рамочных договоров осуществляется путем заключения дополнительных соглашений.
Планирование движения товаров, услуг и платежей по заявкам потребителей сформированием календарных планов к договорам.
Формирование наряд-заказов на отгрузку товаров.
Расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах. Формирование счетов на предоплату за товары/услуги по транспортировке, к которым привязываются расчетно-платежные документы.
Учет отгрузки товаров железнодорожным или автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, накладные на отпуск.
Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов. На завершающем этапе, на основании товарно-сопроводительных документов осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются расчетно-платежные документы для оплаты контрагентами услуг по транспортировке, анализируется состояние взаиморасчетов с помощью актов сверки или механизма привязки товарно-сопроводительных и расчетно-платежных документов к договорам.

Обобщенный бизнес-процесс

В общем случае предлагается реализация следующего обобщенного бизнес-процесса ведения договоров, связанных со снабжением и сбытом:

на длительный период заключается договор, в котором, помимо реквизитов сторон и общих условий, определяются рамочные условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;
на основании определенных в договоре условий может формироваться соглашение, на определенный период уточняющее взаимоотношения сторон;
в привязке к договору и соглашению формируются календарные планы отгрузок и платежей;
на основании календарного плана поставок формируются наряд-заказы филиалам или грузоотправителям;
наряд-заказы по одному филиалу (грузоотправителю) объединяются в распоряжения на отгрузку;
по наряд-заказам, включенным в распоряжения на отгрузку, формируются накладные на отгрузку;
по накладным формируются складские ордера;
на основании календарного плана платежей и/или по накладным формируются счета на оплату;
производится оплата по счетам;
платежные документы привязываются к счетам на оплату.

Связь договора с другими документами системы

Ведение учета и контроля исполнения договоров неразрывно связано с задачами снабжения и сбыта, решаемыми в рамках хозяйственной деятельности предприятия. Все формируемые в системе хозяйственные документы имеют ссылки на соответствующий договор, пункты календарного плана и плана платежей.

Связь модуля «Управление договорами» с другими модулями системы